Privacyverklaring gemeente Heemstede

Buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) van de gemeente Heemstede kunnen uw persoonsgegevens verwerken. Dit gebeurt als zij een overtreding door u constateren. Ook kunnen zij uw gegevens verwerken als u bijvoorbeeld een slachtoffer bent. Deze persoonsgegevens vallen dan onder de Wet politiegegevens (Wpg).

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

Wij gebruiken uw naam, adres en woonplaats (naw-gegevens), uw BSN en uw kenteken.

Waarom gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Over het algemeen gebruiken wij uw persoonsgegevens voor onze dagelijkse politietaak. Dit valt onder artikel 8 van de Wpg. Onder de dagelijkse politietaak valt bijvoorbeeld de handhaving van wetten en regels.

Bij het registreren van uw gegevens gebruiken wij gegevens uit basisregistraties. Denk bijvoorbeeld aan de Basisregistratie personen (BRP). Als wij die gegevens uit de basisregistraties hebben gehaald, zijn het voor ons politiegegevens geworden.

Sommige (persoons)gegevens verzamelen we op grond van een andere wet. Wij geven daarvan drie voorbeelden:

Wetboek van strafvordering

Het Wetboek voor strafvordering zegt dat wij altijd de identiteit van een verdachte moeten vaststellen. De Wet identiteitsvaststelling verdachten, veroordeelden en getuigen geeft aan welke gegevens we daarvoor moeten gebruiken. Wij verwerken daarom uw naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, uw adres (zoals vermeld in de BRP) en de verblijfplaats waar u echt verblijft als dat anders is.

Besluit buitengewoon opsporingsambtenaar

Onze boa’s kunnen voor hun opsporingstaken ook persoonsgegevens verwerken. Deze gegevens vallen dan ook onder de Wpg.

Gemeentelijke regelgeving

De gemeente heeft ook regelgeving, waarin strafbepalingen zijn opgenomen. U kunt hierbij denken aan de Algemeen plaatselijke verordening (APV). Deze strafbare feiten worden gehandhaafd door onze boa’s.

Met wie delen wij gegevens?

Alleen medewerkers die daartoe bevoegd zijn krijgen toegang tot gegevens. Zij mogen alleen die gegevens inzien die zij  nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Het is mogelijk dat we toegang verlenen aan medewerkers van de politie. Ook zij krijgen alleen toegang tot die gegevens die zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen.

Voor het regelen van de betaling van uw boete geven wij uw gegevens door aan het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB).

Wij kunnen uw gegevens in het kader van het opsporen en voorkomen van strafbare feiten doorgeven aan opsporingsinstanties, zoals de politie.

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

In de Wpg zijn bewaartermijnen vastgesteld voor politiegegevens. Politiegegevens die we verwerken in het kader van de uitvoering van de dagelijkse politietaak bewaren we tot maximaal vijf jaar na de datum van de eerste verwerking.

Rechten van de betrokkenen in de Wpg

De rechten van de betrokkenen wijken een beetje af van de AVG. De persoon over wie de persoons- of politiegegevens gaan, noemen we de betrokkene. De betrokkene heeft recht op:

• inzage
• verbetering van de gegevens
• gegevenswissing/vernietiging
• beperking van de verwerking van gegevens
• bezwaar/beroep

Wij zijn verplicht om in het kader van onze politietaak u te informeren over verwerkingen. Wij hebben daarvoor een apart verwerkingsregister voor politiegegevens. Daarnaast stellen wij op de hoogte als er is voldaan aan uw verzoek om uw gegevens te verbeteren, te wissen of te beperken.

Wilt u informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u schriftelijk een verzoek indienen. Als u van mening bent dat de gegevens niet kloppen, dan kunt u ook een schriftelijk verzoek bij ons indienen. U geeft hierin aan wat er gewijzigd moet worden.

Wij hebben het recht uw verzoek af te wijzen als:

• het gerechtelijke onderzoeken of procedures zou belemmeren
• dat nadelige gevolgen heeft voor het voorkomen van het begaan van strafbare feiten, voor opsporing, onderzoek, vervolging of het opleggen van straffen
• de openbare veiligheid in het geding is
• de rechten en vrijheden van derden worden geschonden
• de nationale veiligheid in het geding is

Een verzoek kan ook worden afgewezen als het kennelijk een ongegrond of buitensporig verzoek is.

De gemeente Heemstede heeft de werkprocessen waarin persoonsgegevens worden verwerkt in kaart gebracht in het Register van verwerkingen Heemstede. In dit register beschrijft de gemeente onder andere welke persoonsgegevens zijn verwerkt en voor welke doeleinden. Het register is een dynamisch document en wordt continu geüpdatet. Wanneer bijvoorbeeld een werkproces verandert of wanneer er een nieuw werkproces wordt gestart, wordt dit aangepast in het register. Bovenaan het register staat altijd de laatste versiedatum genoemd.

Register van verwerkingen(Verwijst naar een externe website)

Vragen over het Register van Verwerkingen?

Heeft u vragen over het register? Dan kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming, via privacy-security@heemstedebloemendaal.nl(Verwijst naar een e-mailadres) De Functionaris Gegevensbescherming houdt binnen de gemeente toezicht op de toepassing en naleving van de privacywet zoals beschreven in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Meer weten over hoe de gemeente omgaat met privacy en wat uw rechten zijn? Ga dan naar onze privacyverklaring

Toelichting op het Register van verwerkingen Heemstede

Gemeente Heemstede kent 3 verwerkingsverantwoordelijken, namelijk:

• de burgemeester
• het college van burgemeester en wethouders
• de gemeenteraad

Het Register van verwerkingen Heemstede is per afdeling van de gemeente ingedeeld. Vervolgens is per afdeling aangegeven welke taken de afdeling uitvoert en welke verwerkingen van persoonsgegevens er plaatsvinden. In het register is de volgende informatie te vinden:

• Volgnummer voor het interne systeem
• Naam gegevensverwerking
• Eindverantwoordelijke
• Afdeling
• Verwerkingsdoeleinden
• Grondslag
• Toelichting grondslag
• Betrokkene
• Persoonsgegevens
• Bijzondere en/of bijzondere persoonsgegevens
• Categorieën van ontvangers
• Bewaartermijn
• Doorgifte derde land
• Technische en organisatorische maatregelen

Herkomst gegevens

Hieronder volgt een korte toelichting:

Naam gegevensverwerking

Hier wordt de naam van het werkproces vermeld, zoals bekend binnen de gemeente.Bijvoorbeeld het beheren en updaten van een excel-adressenbestand.

Eindverantwoordelijke

Met eindverantwoordelijke bedoelen we de verwerkingsverantwoordelijke. Dit is degene die bepaalt welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel en op welke manier deze verwerking plaatsvindt. De verwerkingsverantwoordelijken binnen de gemeente Heemstede zijn de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de raad.

Afdeling

Hierin staat vermeld welke afdeling de werkprocessen uitvoert waarin persoonsgegevens worden verwerkt.

Verwerkingsdoeleinden

Het doel van het werkproces en het verwerken van persoonsgegevens hiervoor.

Grondslag

Hier staat aangegeven welke wettelijke grondslag bij het werkproces hoort. De AVG kent verschillende mogelijke grondslagen, waarvoor gegevens mogen worden verwerkt:

• ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene
• uitvoeren van een overeenkomst
• wettelijke verplichting
• vitaal belang van de betrokkene
• noodzakelijk voor de goede vervulling van een taak in het algemeen belang of voor de uitoefening van het openbaar gezag
• gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke

Toelichting grondslag

In deze kolom wordt de grondslag verder uitgelegd. Zo worden bijvoorbeeld de wetten genoemd die bij de wettelijke grondslag (wettelijke verplichting) horen.

Categorieën van betrokkenen

De betrokkene is de persoon van wie gegevens verwerkt worden. Hier staat aangegeven van wie de gegevens verwerkt worden.

Categorieën van persoonsgegevens

Hier staat weergegeven wat voor soort persoonsgegevens worden verwerkt voor het betreffende werkproces. Bijvoorbeeld een adres en telefoonnummer. Er zijn ‘gewone’ persoonsgegevens en ‘bijzondere’ persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens mogen alleen in bijzondere omstandigheden worden verwerkt.

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt als de AVG daar toestemming voor geeft. Denk daarbij aan gegevens over de gezondheid, ras en geloof, en strafrechtelijke gegevens. Van een pasfoto voor uw paspoort zijn uw ras en in sommige gevallen uw geloof af te leiden. 

Categorieën van ontvangers

Hier is weergegeven aan wie de persoonsgegevens beschikbaar worden gesteld. Dit kunnen afdelingen binnen de gemeente zijn, maar ook personen of instanties buiten de gemeente.

Doorgifte aan een derde land

Als persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land of organisatie buiten de Europese Unie, dan wordt dit vermeld in dit register.

Bewaartermijn

De AVG schrijft voor dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking, tenzij een wet iets anders bepaalt over de bewaartermijn. In veel gevallen wordt de bewaartermijn via de Archiefwet geregeld. Soms is er sprake van aparte wetgeving hiervoor. In het register wordt per proces de bewaartermijn aangegeven. Die termijn staat in de vernietigingslijst van de afdeling Informatiebeheer. De termijnen zijn afkomstig uit de verschillende wetgevingen.

Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Gemeenten moeten voldoen aan de beveiligingsmaatregelen uit in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De gemeente Heemstede zorgt ervoor aan de BIO te voldoen.Dit staat standaard aangegeven in het register.

Herkomst gegevens

Met deze gegevens wordt inzichtelijk waar de persoonsgegevens vandaan komen. Dit kan bijvoorbeeld een andere interne afdeling zijn.