Hoe lang we gegevens bewaren

Overheidsorganisaties vallen onder de Archiefwet, die voorschrijft dat informatie op tijd en op de juiste manier vernietigd moet worden. Wanneer dit niet gebeurt kunnen archieven onoverzichtelijk en ontoegankelijk worden en wordt mogelijk privacygevoelige informatie onnodig lang bewaard. Behalve de Archiefwet schrijven ook andere wetten in ons land de vernietiging of verwijdering van informatie voor. Vernietiging is belangrijk en verplicht, en gebeurt volgens vastgestelde regels.

In een zogenaamde selectielijst legt het college vast hoe lang informatie bewaard moet blijven en wanneer deze vernietigd moet worden. De gemeente Heemstede maakt gebruik van de van toepassing zijnde Landelijke selectielijst van gemeenten en intergemeentelijke organen. Deze lijst is uitgebracht in opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De selectielijst wordt door de minister vastgesteld. Daar kan niet van afgeweken worden. Zo is de burger ervan verzekerd dat de overheid gegevens niet langer bewaart dan is afgesproken, maar kan ook worden achterhaald of gegevens terecht of onterecht zijn vernietigd. In een selectielijst wordt per categorie archiefbescheiden aangegeven hoe lang de bewaartermijn ervan is. Is de bewaartermijn verstreken, dan is het college verplicht om ervoor te zorgen dat de betreffende informatie vernietigd wordt en op geen enkele manier te reconstrueren is. 

Voordat een gemeente archiefbescheiden vernietigt, moet ze eerst een voorstel voor vernietiging opstellen en deze ter goedkeuring voorleggen aan de gemeentearchivaris. Zo wordt voorkomen dat archiefbescheiden ten onrechte of op het verkeerde moment worden vernietigd. Nadat de vernietiging heeft plaatsgevonden wordt een verklaring van vernietiging opgesteld en bewaard.

Daarnaast kan informatie van vernietiging worden uitgesloten wanneer het door middel van een hotspotmonitor als zogenaamde 'hotspot' aangemerkt wordt. Dit doet zich voor bij belangrijke gebeurtenissen met veel impact op politiek en maatschappij. In deze gevallen bepalen burgemeester en wethouders bepaald welke belangrijke onderwerpen of gebeurtenissen zij willen vastleggen om op een hotspotlijst komen. Is een hotspot eenmaal benoemd, dan wordt zoveel mogelijk informatie hierover veilig gesteld en bewaard.